飲食店の忘年会集客で予約につなげるポイントと実践的な施策

この記事でわかること💡 ✅幹事が店舗を選ぶときに確認したい情報 ✅店舗運営を考慮した忘年会プランの作り方 ✅Webや既存客への案内を活用した集客方法

忘年会シーズンに向けて団体予約や宴会利用を獲得するには、事前のプラン設計だけでなく、幹事が店舗を比較するときに必要な情報を分かりやすく伝えることも大切です。

この記事では、自店に合った忘年会プランの組み立て方から、WebやSNSを活用した告知、直前の人数変更やキャンセルへの備えまで、具体的な進め方を紹介します。

忘年会の幹事がお店選びで重視するポイント

忘年会の予約獲得へ向けて押さえておきたいのが、幹事側の視点です。
参加者の希望や予算、日程を取りまとめる幹事が店舗を比較しやすいよう、必要な情報をあらかじめ整理しておきましょう。

予算・人数・アクセスを分かりやすく伝える

幹事が店舗を比較する際に確認したいのが、1人あたりの予算や利用人数、駅からのアクセスです。
税込価格や追加料金の有無が明確なら、全体で必要な費用も把握しやすくなります。
最寄り駅からの徒歩分数や目印となる建物など、参加者へ会場を案内するときに使える道順の情報もあると便利です。

対応可能な人数についても、曖昧な表記は避けたいところです。
全体の席数に加えて、着席時や立食時の受け入れ可能人数、予約を受け付ける最低人数まで記載しておけば、幹事が店舗を比較するときの判断材料になります。

コース料理・飲み放題の内容を明確にする

料理の構成や飲み放題の適用条件も、幹事がプランを比較するときに確認したい情報の一つです。
宴会コースは品数だけでなく、メイン料理の量感や提供スタイルまでイメージできる内容にしましょう。
アレルギーや食事制限への対応可否、ノンアルコールドリンクの選択肢もあわせて明記しておけば、予約前に確認できる情報が増えます。

飲み放題については、ラストオーダーの時間や対象ドリンクの範囲など、利用条件を事前に確認できる状態に整えておきましょう。

個室・貸切・座席などの店内情報を伝える

宴会の参加人数や開催趣旨によって、必要となる席や空間は変わります。
完全個室や半個室、フロア貸切などに対応している場合は、それぞれの利用条件を分かりやすく掲載します。
テーブル同士の間隔や座敷の有無、喫煙スペースの設置状況なども、店舗選びの参考になる情報です。

文章だけでは伝わりにくい店内の様子は、写真で補う方法があります。
席の配置や空間の広さが分かる写真を掲載し、宴会当日の利用イメージを確認できるようにしておきましょう。

予約につなげる忘年会プランの作り方

幹事が確認する項目を押さえたら、次は自店の営業体制に合った忘年会プランを組み立てます。

プランを設計する際は、混雑時の厨房やホールの人員体制、原価などを考慮し、無理なく運用できる内容にすることが前提です。

忘年会向けコース・飲み放題を分かりやすく設計する

忘年会のコースを考える際に基準となるのが、自店の主な客層や価格帯、提供できる料理の特徴です。
仕込みに時間がかかるメニューばかりでは、混雑時に料理の提供が遅れる可能性もあります。
あらかじめ準備できる品目を組み合わせるなど、厨房やホールの負担も考慮したメニュー構成にしておきましょう。

飲み放題をセットにする場合も、原価とオペレーションの確認は欠かせません。
提供時間やドリンク構成を決め、自店で無理なく対応できる内容をプランへ反映させます。

プランが決まったら、料金、料理内容、飲み放題の対象、利用可能人数、利用時間などをひとまとまりで確認できる形にします。
幹事が複数の店舗を比較する場面を想定し、基本的な利用条件を事前に確認できる状態にしておきましょう。

平日や時間帯に応じたプラン・特典を検討する

早めの予約を増やしたい場合は、予約時期に応じた特典を設ける方法もあります。
忘年会シーズン直前の予約だけに頼らず、早い段階から予約を獲得できれば、その後の空席状況も把握しやすくなります。

特典を設ける際は、単純な値引きだけでなく、料理やドリンクの追加など、自店で対応できる内容から検討しましょう。
適用期間や対象となる曜日、利用人数などの条件もあわせて明記しておくと、顧客が予約時に確認しやすくなります。

人数変更・キャンセル条件を事前に明示する

団体予約では、直前に人数が変わったり、予約そのものがキャンセルになったりする場合があります。
そこで事前に決めておきたいのが、人数変更やキャンセルに関する条件です。

予約受付の段階で、キャンセル規定や人数変更の受付期日を伝えておけば、後から認識の違いが生じるのを防ぎやすくなります。
キャンセル料が発生する日数や人数の最終確定期限など、店舗側と予約者側の双方が確認できる形で明文化しておきましょう。

Web予約を利用している場合は確認画面にも条件を掲載し、電話予約では受付時に内容を共有するなど、予約方法に合わせた案内を行います。

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忘年会プランを知ってもらうための集客方法

忘年会プランを用意したら、次はその内容を知ってもらう段階です。
発信先をただ増やすのではなく、予約を検討している人が必要な情報を確認できる状態を整え、自店の宴会情報を届けていきます。

既存客・常連客へ忘年会プランを案内する

忘年会プランの案内先として考えられるのが、これまでに来店したことのある顧客です。

LINE公式アカウントやダイレクトメール、店頭での声かけなど、普段から利用している方法で忘年会プランを案内できます。
店内では、プランの内容や予約方法を記載したPOPなどを用意し、普段の食事で来店した顧客が忘年会の情報を確認できるようにする方法もあります。

過去に宴会を利用した顧客へ案内できる連絡手段がある場合は、忘年会プランを知らせる方法もあります。
前年の忘年会だけでなく、歓送迎会や新年会などで団体利用した顧客への案内も検討できます。

一般向けの告知より早めに知らせる場合は、日頃の利用への感謝とともに、プランの内容や予約方法、予約できる日程などを伝えます。
店頭・LINE・ダイレクトメールなど複数の接点がある場合も、掲載する料金や利用条件に違いが出ないよう確認しておきましょう。

Googleビジネスプロフィールやグルメサイトの情報を整える

Web上で忘年会の店を探している顧客に向けて、Googleビジネスプロフィールやグルメサイトの掲載内容も確認しておきましょう。

Googleビジネスプロフィールでは、住所や電話番号、営業時間などの基本情報に加え、忘年会コースの内容や店内写真を掲載・更新しましょう。
ビジネス属性や編集可能な項目についても管理画面上で確かめ、実際の営業内容と掲載情報にずれがないか確認しておきましょう。

忘年会での利用を検討する人が確認したいのは、店舗の基本情報だけではありません。
コース料金や利用可能人数、飲み放題の有無、店内の雰囲気など、店舗選びに必要な情報を確認できるようにしておきます。
写真を掲載する場合は、料理だけでなく、テーブル席や個室など宴会時の利用イメージが伝わるものも候補になります。

グルメサイトを利用している店舗では、忘年会向けのコース内容や料金、利用条件が現在の営業内容と合っているかを確認します。
複数の媒体に情報を掲載している場合は、料金や営業時間、コース内容などに違いが出ていないかも見直しておきましょう。

ネット予約や空席情報を掲載できる場合は、実際の予約状況とのずれにも注意が必要です。
ネット予約を受け付けている店舗なら、受付設定もあわせて確認し、営業時間外でも予約手続きを進められる環境を用意しておきます。

ホームページやSNSで料理・店内・空席情報を伝える

自社ホームページやInstagramなどのSNSでは、文章だけでは伝わりにくい料理や店内の様子を写真で見せられます。

掲載する写真の候補は、料理の盛り付けイメージやテーブル配置、店内の照明などです。

忘年会プランを紹介する際は、写真だけでなく、料金や利用人数、コース内容、飲み放題の有無、利用時間、予約方法などもあわせて掲載します。
投稿を見た人が別のページを探し回らなくても、プランの概要から予約方法まで確認できるよう、必要な情報をまとめて伝えましょう。

SNSでは、忘年会プランの告知だけでなく、実際に提供する料理や店内の準備状況などを発信する方法もあります。
ホームページや予約ページへのリンクを案内できる場合は、投稿を見た顧客が予約方法を確認できるよう導線も整えておきます。

空席状況に変更があった場合は、必要に応じて最新情報を発信します。
予約のキャンセルなどで空席が出た際にも、利用できる日時や人数を具体的に伝えれば、日程を調整している幹事が予約を検討するための情報になります。

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問い合わせから予約までの導線を分かりやすくする

忘年会プランを見つけても、問い合わせ先や予約方法が分かりにくければ、幹事は次の手続きへ進めません。
そこで確認しておきたいのが、問い合わせから予約完了までの導線です。

電話予約では、利用人数や希望日時などのヒアリング項目をスタッフ間で共有し、聞き漏らしを防ぐ体制を整えておきましょう。

ネット予約を導入している店舗では、実際に予約フォームを操作してみる方法があります。
入力方法や予約完了までの流れに分かりにくい部分がないかを確認しておきましょう。

また、忘年会シーズンは、空席状況や人数変更、料理内容などについて問い合わせを受ける場面も考えられます。
担当者によって回答が変わらないよう、よくある問い合わせや予約確認への対応方法をスタッフ間で共有しておくことも必要です。

すぐに回答できない内容については、確認方法や折り返しの手順を決め、担当者が変わっても対応できるようにしておきましょう。

忘年会プランの設計から、既存客への案内、Googleビジネスプロフィールやグルメサイトの管理、SNSによる発信まで、検討できる施策はさまざまです。
一方で、店舗の立地や席数、スタッフの体制が違えば、優先する施策も変わってきます。

「自店では何から始めるか」「現在の運営体制でどのような忘年会プランを組むか」など、施策の優先順位や店舗運営の進め方で迷っている場合は、飲食店経営全般について相談できるTRNグループの無料相談をご検討ください。

忘年会集客に関するよくある質問

飲食店の忘年会集客では、プランの内容や予約の受け付け方など、店舗ごとに確認したい課題があります。

ここでは、忘年会の予約獲得に向けて確認しておきたいポイントを、Q&A形式で紹介します。
忘年会で来店した顧客を、その後の再来店につなげる方法についても解説します。

Q. 忘年会の集客準備はいつから始めればよいですか？

A. 前年の予約状況や獲得したい宴会の規模を確認し、必要な準備から逆算して開始時期を決めましょう。
大人数の貸切や職場単位の宴会を想定する場合は、コース内容の決定や既存客への案内など、準備にかかる期間をあらかじめ見積もっておきましょう。

少人数の集まりを主軸とする店舗でも考え方は同じです。
予約受付体制の点検や媒体の写真更新など、必要な作業を洗い出しておくと、準備を始める時期を決めやすくなります。

Q. 予約が思うように入らない場合は何を見直せばよいですか？

A. すぐに告知先を増やすのではなく、まずは掲載している情報と予約までの流れを点検します。
コース料金や飲み放題の利用条件が分かりやすく書かれているか、店内や座席の写真が掲載されているかなど、幹事が店舗を比較するときの情報を確認してみましょう。

あわせて見直したいのが、予約フォームの操作性や空席情報です。
情報を見つける段階から予約するまでの流れをたどり、幹事がどこで検討を止めやすいのかを洗い出します。

Q. 忘年会で来店した顧客を再来店につなげるには？

A. 忘年会当日だけで終わらせず、年明け以降も店舗の情報を確認できる接点を用意しておきます。

例えば、卓上のQRコードなどからLINE公式アカウントを案内し、登録した顧客へ通常営業や新年会などの情報を届ける方法があります。
会計時に次回利用の案内チラシを渡すなど、来店後も店舗を思い出してもらうきっかけを作るのも選択肢の一つです。

忘年会で初めて来店した顧客には、宴会以外でも利用できるランチや通常営業のメニュー、季節のコースなどを案内する方法もあります。
忘年会で店舗を知った顧客が、次回の食事や別の宴会でも利用を検討できるよう、通常営業の情報も伝えておきましょう。

また、忘年会を予約した幹事が翌年も宴会の手配を担当するとは限りません。
幹事だけを対象にするのではなく、参加した顧客にも店舗の情報を確認してもらえるよう、店内で案内できる方法を考えておきましょう。

まとめ

忘年会の集客では、幹事が店舗を比較しやすい情報をそろえ、自店の営業体制に合ったプランを組むことが基本です。
既存客への案内やWeb媒体の更新、曜日・時間帯に応じたプラン、人数変更やキャンセルへの備えなど、取り組める施策はさまざま。
すべてを一度に進めるのではなく、自店の規模や予約状況を確認しながら優先順位を決めていきましょう。

忘年会シーズンの集客だけでなく、シーズン後の再来店対策や店舗経営全体について今後の取り組みを整理したい方は、当社の無料相談をご検討ください。