解雇予告通知書とは?トラブルを回避するための書き方と注意すべきこと 

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従業員の解雇は、経営者の誰もが直面する課題です。やむを得ず従業員の解雇を行う場合には、解雇予告のルールをきちんと理解していなければ、最悪の場合、労働基準法違反として罰せられる可能性もあります。トラブル発生を防ぐためには、可能な限り穏便に進め、確実に対応する必要があります。

今回は、不備を出さないための解雇予告通知書の書き方や、解雇予告通知書と解雇通知書との違い、解雇の理由を明確に記載する方法、注意点など、経営者が解雇する際に役立つ情報をまとめて解説します。 

解雇予告の通知は「解雇予告通知書」の事前交付が一般的 

会社が従業員を解雇する際には、労働基準法の定めに従った正しい対応が求められます。会社が解雇の意思を伝える「解雇予告」を行う際には「解雇予告通知書」を交付するのが一般的です。まずは、解雇予告通知書の基本的な知識を紹介します。 

解雇予告通知書の概要 

解雇予告通知書とは、従業員に解雇予告を行う際に交付する書類を指します。 

労働基準法では、会社が従業員を解雇する際、解雇日の少なくとも30日前までの解雇予告を義務付けています。 

解雇予告にあたっては、解雇予告通知書の作成自体は義務とされていません。解雇予告の方法については企業に任せられており、口頭による予告を行ったとしても、法的には義務を果たしたことになります。しかし、将来的なトラブルを回避するため、従業員に解雇意思を適切に通知した証拠として書面を交付することが望ましいでしょう。 

解雇予告通知書は、解雇を予告する従業員に交付した事実をもって効力が発生します。例えば、受け取りが拒否された場合でも、内容証明での送付など「受け取り可能」なことが証明されれば有効となります。 

解雇予告に関する規定に違反した場合、雇用側に対しては6ヵ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科せられる可能性があります。 

また、試用期間中の従業員には解雇予告通知は不要ですが、アルバイトやパートタイムの従業員には必要です。 

解雇予告を通知するタイミング 

解雇予告は、先にも述べたように労働基準法によって以下のように定められています。 

(解雇の予告) 
第二十条 使用者は、労働者を解雇しようとする場合においては、少くとも三十日前にその予告をしなければならない。三十日前に予告をしない使用者は、三十日分以上の平均賃金を支払わなければならない。但し、天災事変その他やむを得ない事由のために事業の継続が不可能となった場合又は労働者の責に帰すべき事由に基いて解雇する場合においては、この限りでない。 
② 前項の予告の日数は、一日について平均賃金を支払った場合においては、その日数を短縮することができる。 

引用元:労働基準法第20条|e-Gov法令検索 

原則として、解雇の際には解雇日の30日以上前に予告することになっていますが、平均賃金を支払った日数分だけ、解雇予告の日数を短縮できます。 

基本的な平均賃金とは、“算定すべき事由の発生した日以前 3ヵ月間にその労働者に対し支払われた賃金の総額を、その期間の総日数で除した金額”と定められています。 

解雇予告通知書と解雇通知書の違い 

解雇予告通知書とよく似た名称の文書に解雇通知書があります。 

どちらも従業員に解雇を通知する文書である点で共通していますが、従業員に交付するタイミングに違いがあります。解雇予告通知書は解雇の意思を事前に通知する文書であり、解雇通知書は予告なしに解雇を通知する文書です。 

解雇通知書を交付した場合には、会社は解雇予告手当として30日分の平均賃金を支払う必要がありますが、即日従業員を解雇できます。 

解雇予告通知書解雇通知書
解雇の意思を事前に通知する文書予告なしに解雇を通知する文書

解雇予告通知書の書き方  

解雇予告通知書の書き方については正式に定められていませんが、将来のトラブルを避けるために、以下の項目が必要となります。 

  • 交付日もしくは発送日
  • 解雇予告通知書を従業員に実際に交付する日を記載します。解雇予告通知書を郵送する場合は「発送日」を記載します。
  • 解雇の対象となる従業員氏名
  • 従業員の氏名を正式名称で記載します。
  • 会社名・代表者氏名
  • 社名と代表取締役名を記載し、社印を捺印します。 
  • 解雇する日
  • 基本的には解雇予告通知の交付日の30日以上先の日付を記載します。
  • 解雇の意思表示
  • 解雇の意思を明確に記載します。
  • 解雇する理由、解雇の根拠となる就業規則の条文
  • 解雇には、客観的かつ合理的な理由が必要です。解雇の根拠となる就業規則を挙げながら、解雇の理由を記載します。
(例)正当な理由なく無断欠席が続く、上司の指示を全く聞かず就業規則も守らない など

解雇予告通知書を作成する際は、上記の項目を基本として作成すると良いでしょう。

解雇予告通知書の交付方法 

男性が手紙を読んでいる写真

解雇予告通知書の交付方法については、主に2つの方法があります。いずれの方法を選択する場合でも、法的要件やトラブルを避けるための注意が必要です。 

直接手渡し 

解雇予告通知書を労働者に直接手渡す方法です。 

受領したことを証明するために、通知書のコピーに受領した日付、署名と捺印をしてもらうことで後からのトラブルを避けられます。 

郵送 

解雇予告通知書を内容証明郵便にして対象となる従業員宛てに送付する方法です。 

内容証明郵便は、受取人に通知書が正確に届いたことを証明できる郵便サービスです。通常の郵便では、後で受け取った、受け取らないといった問題が発生する可能性がありますが、内容証明郵便であれば受取人が受け取ったことを公的に証明できます。 

郵送は、遠隔地に住む従業員や直接手渡しするのが難しい場合に有効です。デリケートな内容の書類であるため、内容証明郵便を送る際には、正確な住所と受取人の名前の確認が求められます。 

どちらの方法を選択するにせよ、解雇予告通知書の交付は法的手続きであり、法律に従うことが不可欠です。通知書の項目について確認し、従業員とのコミュニケーションを不備なく行うことが重要です。 

通知書の交付に関して不安がある場合は、労働関連の法律に精通したプロのアドバイスを受けるのが良いでしょう。 

解雇予告通知の注意点 

解雇予告通知の注意点を解説します。 

法的要件を遵守する 

解雇予告通知は雇用法や労働基準法を遵守することが不可欠です。万が一、訴訟に発展した場合を考慮し、正しい手続きを実施する必要があります。 

十分なコミュニケーションをとる 

解雇予告通知は慎重に行う必要があるため、丁寧なコミュニケーションが求められます。従業員に対しては、解雇の理由をしっかりと説明するといった、誠実な対応をすることが大切です。 

再就職支援を検討する 

経営者側の都合により解雇予告通知をする場合には、再就職支援を検討する必要があります。これまでの従業員の貢献を評価するとともに、経営者としての倫理面からも再就職のサポートの実施を積極的に行うことは、企業として誠意ある姿勢を示します。 

閉店までの営業への影響を最小限にとどめる 

閉店や廃業による解雇の場合には、閉店・廃業に向けたスケジュールに合わせて営業への影響、再就職活動への影響を考慮する必要があります。従業員に向けて事業を明瞭に説明し、閉店まで従業員のモチベーションを維持できるように配慮します。 

解雇予告通知は正しい手続きと誠意ある対応が大切 

解雇予告通知は、通知のタイミングや方法を誤ると会社が法令違反を問われます。会社として正しい手順を理解したうえで慎重に進めていきましょう。解雇予告する相手への配慮も重要です。これまで一緒に働いてきたという事実を忘れずに、誠意をもって対応することを心がけましょう。 

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