外国人雇用の注意点｜不法就労を回避する在留資格と採用手続き

外国人材の雇用は、少子高齢化が進む日本社会において避けては通れない選択肢となっています。
企業が多様な人材を迎え入れ、持続的な成長を実現するためには、外国人雇用の注意点を理解し、適切な手続きを踏むことが重要です。
特に、在留資格の確認を怠ると不法就労となるリスクがあり、企業の信頼を大きく損ねる可能性があります。

本記事では、不法就労を回避するための在留資格確認のポイントや、採用から定着までの流れにおける注意点を詳しく解説していきます。

知らないと罰則も？外国人雇用で最も注意すべきは「不法就労」

外国人材を雇用する際に最も注意すべきは、知らず知らずのうちに不法就労に加担してしまうことです。
企業が在留資格の就労範囲や期限を正しく確認せずに雇用すると、「不法就労助長罪」に問われる可能性があります。たとえ故意ではなかったとしても、法改正により最大で5年以下の拘禁刑または500万円以下の罰金が科されることがあり、企業の社会的信用を大きく損なう事態にも発展しかねません。
実際に、不法就労助長罪で逮捕された事例も複数報告されており、その影響は甚大です。

このような法的リスクを回避するためには、採用担当者が関連する法令や規則を正確に理解し、適切な手順を踏むことが不可欠です。事前の確認を徹底することで、企業は安心して外国人材を受け入れ、ともに成長できる環境を築くことができます。

【最重要】不法就労を防ぐ在留資格（ビザ）の確認3ステップ

外国人材を雇用する上で、法的リスクを回避するための第一歩は、在留カードの正確な確認作業です。
この確認を怠ると、不法就労助長罪に問われる可能性があるため、極めて重要なプロセスといえます。

これから説明する3つのステップを順番に実施することで、企業はコンプライアンスを遵守し、安心して外国人材を迎え入れることができるでしょう。
採用担当者はこの手順を確実に理解し、実践することが求められます。

ステップ1：在留カードの「就労制限の有無」を確認する

まず、在留カードの表面に記載されている「就労制限の有無」の欄を必ず確認します。
ここには「就労不可」や「在留資格に基づく就労活動のみ可」といった、就労に関する重要な事項が明記されています。
例えば、「就労不可」と記載されている場合、原則としてその外国人を雇用することはできません。これは、不法就労助長罪に問われるリスクがあるため、企業は細心の注意を払う必要があります。

ただし、例外として「資格外活動許可」を得ている場合は、許可された範囲内で就労が可能です。これは、留学生や家族滞在ビザを持つ方が学業や生活費を補うために、本業以外の活動として一時的に就労するケースが該当します。
この活動範囲については、次のステップで詳しく解説します。

ステップ2：許可されている「活動範囲」と業務内容が一致するか確認する

在留資格には、外国人が日本で許可されている活動範囲が明確に定められています。
例えば、「技術・人文知識・国際業務」の在留資格を持つ外国人は、その専門知識や技術を活かした業務に就くことができますが、建設現場での単純作業や清掃業務といった、専門性が必要とされない「単純労働」と見なされる業務に従事することはできません。これは、各在留資格の目的と、外国人が日本でどのような活動を行うことが適切であるかという国の政策に基づいているためです。

外国人を雇用する際には、採用後に任せる予定の業務内容が、その外国人が持つ在留資格で許可されている活動範囲と厳密に一致しているかを、必ず確認することを徹底する必要があります。万が一、許可範囲外の業務に従事させてしまった場合、それは「不法就労」に該当し、企業側も「不法就労助長罪」に問われる可能性があります。この罪に問われると、最大で5年以下の拘禁刑または500万円以下の罰金が科されるなど、企業にとって重大な法的・社会的なリスクを伴います。
そのため、採用選考の段階で、候補者の在留資格の種類と、想定される業務内容を詳細にすり合わせ、両者が合致していることを確認することが極めて重要です。

ステップ3：在留カードの有効期限を把握し更新を管理する

在留カードには個々の外国人の在留期間が定められており、採用時の確認だけで安心してはいけません。雇用期間中に在留期間が満了し、更新手続きを怠ってしまうと、意図せず不法就労状態に陥ってしまうリスクがあります。
このような事態を避けるため、企業は従業員の在留カードの有効期限をデータとして一元管理し、期限が近づいた際には本人に対して速やかに更新を促す体制を構築することが不可欠です。
具体的な管理方法としては、クラウドベースの人事管理システムを導入したり、社内共有のカレンダー機能を利用してリマインダーを設定したりすることが挙げられます。
これにより、更新漏れを防止し、従業員が安心して働き続けられる環境を提供できます。
また、在留資格の変更があった場合にも、企業は速やかに新しい在留カードの提出を求め、常に最新の在留情報を把握しておくことが、不法就労助長罪のリスクを回避し、企業としてのコンプライアンスを遵守するための重要なリスク管理につながります。

外国人の採用から入社後までの流れ｜手続きと注意点

外国人を雇用するときの手続きは、日本人の採用プロセスに加えて、在留資格の確認や行政への届出といった特有の工程が発生します。
募集段階から内定、入社後のフォローアップまで、各ステップで遵守すべき法的なルールと注意点が存在します。

これらの流れを事前に理解し、計画的に進めることが、後のトラブルを防ぎ、円滑な受け入れを実現するための鍵となります。

1. 募集・選考：日本人と均等な労働条件を提示

外国人材を雇用する際は、労働基準法第3条に基づき、国籍を理由とした採用の差別は固く禁じられています。
賃金、労働時間、その他の福利厚生といった労働条件は、同じ業務に従事する日本人従業員と完全に均等であることが義務付けられています。
これは、例えば、基本給や手当、有給休暇の付与日数、健康診断の機会など、あらゆる面で同等の待遇を意味します。

求人票に「外国人歓迎」と明記すること自体は問題ありませんが、特定の国籍を優遇したり、逆に排除したりするような表現は避けるべきです。
あくまでも、応募者個人の能力、スキル、経験、そして業務への適性といった公正な基準に基づいて選考を行う必要があり、例えば、「〇〇国籍の方のみ募集」といった限定的な表現は差別とみなされる可能性があります。

公正な採用プロセスを確立することは、法的リスクを回避するだけでなく、多様なバックグラウンドを持つ優秀な人材を獲得し、企業の競争力向上にもつながるでしょう。

2. 内定・雇用契約：労働条件は母国語も併記して明確に伝達

内定通知と同時に雇用契約を締結する際には、後のトラブルを未然に防ぐため、労働条件を明確に伝えることが極めて重要です。
特に、日本語の読解に不安を抱える外国人従業員に対しては、雇用契約書や労働条件通知書を本人の母国語と日本語を併記して作成することを強く推奨します。厚生労働省が多言語のモデル様式を公開しているので、これを活用してより確実に労働条件を伝達できるよう努めましょう。

また、口頭での説明と書面での明示を組み合わせ、賃金体系、具体的な業務内容、契約期間、労働時間、休日、そして就業場所など、主要な労働条件について双方の認識に食い違いが生じないよう、細心の注意を払う必要があります。
例えば、賃金については基本給だけでなく、時間外手当の計算方法や交通費の支給基準なども具体的に示し、疑問点があればその場で解消することが望ましいです。契約期間についても、有期雇用であれば契約更新の有無や更新基準を明確にすることで、将来的な不安を軽減できます。
これらの徹底した情報開示は、外国人従業員が安心して働き始められる基盤となり、企業と従業員双方にとって健全な雇用関係を構築する上で不可欠です。

3. 在留資格（ビザ）申請：必要書類を入国管理局へ提出

採用する外国人労働者が、現在海外に住んでいる場合や、日本に滞在していても現在の在留資格では就労が認められない場合は、日本での就労を可能にするための新たな手続きが必要となります。
具体的には、企業の所在地を管轄する地方出入国在留管理局に対して、「在留資格認定証明書」の交付申請、または「在留資格変更許可申請」を行います。

手続きにおいては、企業側で事業内容を証明する書類や、雇用する外国人材の学歴・職歴を証明する書類など、多岐にわたる提出書類が求められます。
特に、在留資格によっては、申請する在留資格に該当する業務内容であることや、日本人と同等以上の報酬を支払うことなどが許可の条件となる場合があります。
例えば、「技術・人文知識・国際業務」の在留資格では、学歴や職務内容が専攻分野と関連しているかどうかが厳しく審査されます。

これらの申請プロセスは非常に複雑であり、準備すべき書類も多いため、不備があると審査に時間がかかったり、不許可になったりするリスクがあります。
そのため、行政書士などの専門家、または外国人材紹介業者へ代行を依頼することは、手続きをスムーズに進め、確実に在留資格を取得するための有効な選択肢となります。これらの専門家は、個別のケースに応じた適切なアドバイスを提供し、必要な書類の準備から申請までをサポートしてくれます。
また、不許可理由によっては改善して再申請が可能な場合もあるため、不許可になった際には入国管理局に理由を確認し、専門家と相談しながら対応することが重要です。

4. 社会保険・労働保険：漏れのない加入手続き

外国人従業員を雇用する際は、国籍にかかわらず、法律で定められた要件を満たす場合に社会保険と労働保険への加入が義務付けられています。
具体的には、健康保険、厚生年金保険、雇用保険、労災保険がこれに該当します。この義務は、正社員だけでなく、パートタイムやアルバイトで働く外国人従業員にも適用されます。
例えば、週の所定労働時間が20時間以上で、31日以上の雇用見込みがある場合は雇用保険の加入対象となります。
また、健康保険と厚生年金保険については、原則として週の所定労働時間および月の所定労働日数が正社員の4分の3以上である場合に加入が義務付けられます。

加入漏れは、企業の法令違反となり、将来的なトラブルの原因にもなり得るため、細心の注意を払って手続きを進める必要があります。

5. 外国人雇用状況の届出：ハローワークにて手続き

事業主が外国人労働者を雇用または離職させる際には、ハローワークへ「外国人雇用状況届出書」を提出することが雇用対策法によって義務付けられています。
この届出には、雇用保険の被保険者資格取得届や喪失届を提出することで代用できるケースと、別途専用の様式での提出が求められるケースがあります。
例えば、特別永住者や在留資格「外交」「公用」の外国人を雇用する場合、あるいは雇用保険の適用対象外となる短期労働者などの場合は、別途様式での届出が必要となるため注意が必要です。提出を怠った場合や虚偽の届出を行った場合には、30万円以下の罰金が科せられる可能性があるため、採用や離職の際には忘れずに手続きを行いましょう。
また、厚生労働省のウェブサイトには、届出の様式や具体的な記載例も掲載されているので、手続きに関する詳細な情報を事前に確認することが肝心です。

正確な届出は、企業のコンプライアンス遵守だけでなく、外国人労働者の適正な雇用環境を確保するためにも不可欠と言えます。

6. 入社後：在留資格の更新手続きをサポートする

外国人労働者を継続して雇用するためには、彼らが持つ在留資格の有効期限管理と更新手続きのサポートも忘れてはいけません。この手続きは原則として従業員本人が行うものですが、企業側がその期限を正確に把握し、更新時期が近づいた際には本人に通知するなどの積極的なサポート体制を構築することが重要です。
例えば、社内システムを活用して在留資格の期限をデータで一元管理し、自動でリマインダーが送られる仕組みを導入することで、更新漏れのリスクを大幅に低減できます。

更新申請には、企業の登記事項証明書や直近の決算書類、雇用契約書など、会社に関する多くの情報提供が求められる場合があります。企業がこれらの書類作成や情報提供に協力的な姿勢を示すことで、従業員は安心して手続きを進めることができ、業務に集中できる環境を維持できます。

こうした支援は、外国人従業員の企業に対する信頼感を高め、長期的な定着率向上につながり、結果として企業の安定的な成長にも寄与するでしょう。

採用後のミスマッチを防ぐ！受け入れ体制づくりのポイント

外国人材の採用を成功させるには、法的な手続きを完了させるだけでなく、入社後に彼らが能力を最大限に発揮できる環境を整えることが極めて重要です。
言語の壁や文化・習慣の違いは、時としてコミュニケーションの障壁となり、早期離職の原因にもなりかねません。

こうしたミスマッチを防ぐため、企業側が主体的に受け入れ体制を構築し、組織全体でサポートしていく姿勢を心がけましょう。

ポイント1：日本語能力を正しく見極め、コミュニケーション方法を工夫する

採用選考の初期段階で、候補者が業務を円滑に遂行できる日本語レベルを持っているかを客観的に評価することが、ミスマッチを防ぐ上で非常に重要です。
日本語能力試験（JLPT）のN1やN2といった資格は一定の指標となりますが、それだけに頼るのではなく、実際の面接を通じて候補者の会話の流暢さや、指示内容の理解度、資料の読解力などを細かく確認することが重要です。
具体的には、ロールプレイング形式で実際の業務を想定した会話を試したり、簡単な業務指示を伝えてその理解度を測ったりする方法が有効です。これにより、単なる語学力だけでなく、ビジネスシーンで求められる実践的なコミュニケーション能力を見極めることができます。

また入社後は、外国人従業員が安心して業務に取り組めるよう、企業側がコミュニケーション方法を工夫することが求められます。
例えば、専門用語や業界特有の表現を避け、より平易な言葉で説明する「やさしい日本語」の使用を徹底することが効果的です。
また、口頭での指示だけでなく、視覚的な情報を積極的に活用することも非常に有効です。図やイラストを多用したマニュアル、写真付きの作業手順書、動画による研修コンテンツなどを導入することで、言語能力に依存しない理解を促進し、業務の習得を早めることが期待できます。
これにより、日本語能力に不安がある従業員でもスムーズに業務に慣れることができ、早期の戦力化につながるでしょう。

ポイント2：宗教や文化的な背景の違いを理解し配慮する

外国人従業員が持つ宗教や文化的な背景への理解と配慮は、円滑な人間関係を築く上で欠かせません。特定の宗教には、食事や礼拝に関する厳格なルールが存在する場合もあります。
例えば、イスラム教徒の従業員には、1日5回の礼拝のための静かで清潔な場所と時間を提供したり、豚肉やアルコールを含まないハラル食の選択肢を用意したりといった対応が考えられます。また、ヒンドゥー教徒の従業員には牛肉を避けた食事を提供する必要があるでしょう。
これらの配慮は、単なる表面的な対応ではなく、従業員が企業から尊重されていると感じることで、エンゲージメントと満足度を大きく高めることにつながります。

多様な文化的背景を持つ従業員が安心して働ける環境を構築するためには、全従業員を対象とした異文化理解研修の実施が有効です。この研修を通じて、異なる文化や宗教に対する知識を深め、相互理解を促進することで、組織全体で多様性を受け入れる土壌を育むことが大切です。
これにより、外国人従業員だけでなく、全ての従業員にとってよりインクルーシブな職場環境の形成が期待できます。

ポイント3：社内ルールを多言語で明示し、日本人従業員の理解を促す

日本では、勤怠管理やゴミの分別など、独自の社内ルールが多数存在します。
これらのルールは日本人にとっては当たり前でも、外国人従業員にとっては馴染みがなく、理解に苦しむケースが少なくありません。口頭での説明だけでは限界があるため、就業規則や業務マニュアルの重要箇所を多言語に翻訳し、誰もが確認できる場所に掲示することが効果的です。
例えば、就業規則の英語版だけでなく、中国語やベトナム語版も用意し、休憩室や更衣室など、従業員が頻繁に利用する場所に掲示することで、理解を深めることができます。
同時に、日本人従業員に対しても、外国人従業員が直面しがちな文化的な違いや困難について情報共有を行うことも大切です。異文化理解に関する研修を実施したり、外国人従業員の出身国の文化や習慣を紹介する資料を配布したりすることで、日本人従業員の理解を促し、サポート体制を強化する雰囲気作りに努めましょう。

企業全体で外国人従業員を支援する体制を構築することが、多様な人材が共存し、ともに成長していくための重要な第一歩となります。

外国人雇用に関するよくある質問

初めて外国人を雇用する際には、多くの疑問や不安が生じるものです。
ここでは、特に企業の人事担当者や経営者から頻繁に寄せられる外国人雇用の注意点に関する質問をピックアップし、簡潔に回答します。

具体的なケースへの理解を深めることで、採用活動における判断の助けとなり、潜在的なリスクを回避することにつながります。

Q. 外国人をアルバイトで雇う場合も在留資格の確認は必要ですか？

A.はい、アルバイトであっても在留資格の確認は必ず必要です。
特に留学生を雇用する場合、「資格外活動許可」を得ているか在留カードの裏面で確認し、原則週28時間以内の就労時間を厳守しなければなりません。
この確認を怠ると不法就労助長罪に問われるため、雇用形態にかかわらず、採用前のチェックは必須です。

Q. 給与を日本人より低く設定しても問題ありませんか？

A.いいえ、国籍を理由に給与を低く設定することは、労働基準法で禁止されており大きな問題となります。
同一の業務内容であれば、日本人従業員と同等以上の賃金を支払う義務があります。
もちろん、各都道府県の最低賃金を下回ることは許されません。能力や経験に応じた公正な処遇が求められます。

Q. 外国人の採用を人材紹介会社に任せるメリットは何ですか？

A.専門知識を持つ人材紹介会社に外国人の採用を任せるメリットは多岐にわたります。
最も大きなメリットは、在留資格の確認や各種申請手続きといった、外国人雇用特有の複雑なプロセスを専門家の視点でサポートしてもらえる点です。
これにより、不法就労のリスクを大幅に軽減し、企業が安心して外国人材を迎え入れられるようになります。
また、人材紹介会社は幅広い人材ネットワークを持っているため、自社のニーズに合ったスキルや日本語レベルを持つ候補者を効率的に探せる点も魅力です。
採用にかかる時間と労力を削減できるだけでなく、入社後のミスマッチを防ぐため、企業の受け入れ体制構築に関するアドバイスも期待できます。

まとめ

外国人の雇用を成功に導くためには、まず採用前の段階で法的リスクを丁寧に管理する姿勢が欠かせません。
在留カードを通じて就労資格や活動内容を正確に確認し、不法就労を未然に防ぐことは、企業に課せられた大切な責務です。こうした基本を一つひとつ確実に押さえることが、安心して外国人材を迎え入れる第一歩となります。

そのうえで、募集から入社後に至るまで、日本人と分け隔てのない公正な待遇を用意し、社会保険の加入や外国人雇用状況届出といった行政手続きを漏れなく行うことも重要です。
また、多言語対応のマニュアル整備や異文化理解を深める研修などを通じて、言語や文化の違いを乗り越えられる社内体制を築くことで、外国人材はより力を発揮しやすくなります。

外国人採用は「雇って終わり」ではありません。採用した人材が安心して働き、長く定着し、企業の成長を支える存在となるためには、企業側の準備と工夫が欠かせないのです。
ぜひ本記事を参考に、自社に合った受け入れ体制を整え、外国人採用を成功へとつなげていただければ幸いです。