紙のタイムカードは本当に便利!?勤怠管理方法の見直しで業務効率アップを図る!

勤怠管理の方法として導入コストも低く、誰でも簡単に利用できる紙のタイムカードを採用している飲食店も多いのではないでしょうか?ですが、現在採用している勤怠管理方法はあなたのお店に本当に最適なものと言えますか?紙の保存期間も、データーを打ち込む手間もなく、リアルタイムで状況を把握できる勤怠管理システム。給与計算や超過勤務の警告などまだまだある勤怠管理システムの機能や魅力をご紹介します。

タイムカードは従業員の労働時間を管理するには欠かせないツールです。飲食店でも紙のタイムカードを採用している店舗は多いのではないでしょうか。
今回は、そんな紙のタイムカードを使った勤怠管理の是非ぜひについて解説していきます。

タイムカードの必要性

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タイムカードは、勤怠管理のために多くの会社や店舗で採用されています。出勤時間と退勤時間、休憩時間を記録し、給与計算や労働時間の管理などに役立てています。
 
労働基準法では、
第三十二条 使用者は、労働者に、休憩時間を除き一週間について四十時間を超えて、労働させてはならない。
と、雇い主が労働者の労働時間を適切に管理することへの義務が定められており、2019年には労働安全衛生法にて、
第六十六条の八の三 事業者は、第六十六条の八第一項又は前条第一項の規定による面接指導を実施するため、厚生労働省令で定める方法により、労働者(次条第一項に規定する者を除く。)の労働時間の状況を把握しなければならない。
と、より具体的に定められています。
 
一方で労働時間の管理方法は指定されていないため、タイムカードを導入していなくても違法ではありません。よって、勤務時間の自己申告制や勤務表への手書きなど、タイムカードや勤怠ツールを使わずとも勤怠管理は可能です。

しかし、2018年に働き方改革法が成立し、2019年4月より働き方改革関連法が順次施行され始めたことによって、業務効率化と超過勤務の防止に取り組む動きが各企業に見られるようになりました。その一環として、従来の勤怠管理の方法を見直す企業も増えてきています。
 

紙のタイムカードのデメリット

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紙のタイムカードは誰でも簡単に出退勤の時間を記録でき、またランニングコストも低いことから業界を問わず多くの企業で採用されています。しかし、事務作業のIT化が加速する昨今、紙のタイムカードには不自由な点が目立つようになってきました。
では、どのようなデメリットがあるのか確認していきましょう。
 
作業効率が悪い
紙のタイムカードの最も大きなデメリットは、作業効率の悪さです。タイムカードに打刻された勤務時間は、その後に集計して帳簿に書き写さなければなりません。タイムカードの労働時間を記録する機能は便利ですが、労働時間や給与の自動計算にまでは対応していません。飲食店ではアルバイトが多い傾向にあり、従業員の労働時間にばらつきがあります。そのため集計作業に時間がかかり、その分業務が煩雑になってしまいます。
 
リアルタイムで確認ができない
紙のタイムカードはアナログ記録なので、その場にいなければ従業員の労働時間をリアルタイムで確認することができません。タイムカードの集計は一定周期でまとめて集計することも多く、その間に起こった勤怠のトラブルや不正打刻に気づきにくいという側面を持っています。そのような事態を防ぐために集計の頻度を増やす策も考えられますが、その場合余計な労働力と時間が必要となってしまいます。
 
3年の保管期間がある
労務関係の書類は、3年間の保存が労働基準法第百九条によって義務付けられています。もちろんタイムカードも対象になるので、3年間の保管が必要となります。ただし、現在労働基準法で定められている期間は3年間ですが、令和2年3月に労働基準法の一部を改正する法律が公布され、その内容に
第百四十三条 第百九条の規定の適用については、当分の間、同条中「五年間」とあるのは、「三年間」とする
とあるため、現在は3年間の保管で問題ありませんが、今後5年間の保管が必要になってきます。
 
仮に従業員が20名いたとしたら、両面使用できるタイムカードを使用していたとしても3年間で360枚、5年間で600枚を保管しなくてはいけません。保管されていない場合には、法律に従って罰金が請求されるため、盗難や紛失、汚損などが防げる適切な保管場所が必要になりますし、取り出す手間や1年ごとに保管物を入れ替える労力もかかってしまいます。
 
勤怠管理システムの導入で業務効率化!勤怠管理システムの優れた機能

勤怠管理システムの導入で業務を効率化しよう

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タイムカードによる勤怠管理に不便さを感じている場合は、クラウドを活用した勤怠管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか?
クラウドを活用し勤怠管理を行うと、従業員の労働時間を含むあらゆる情報をデータ化して管理することができます。出退勤の打刻にはパソコンやスマートフォン、ICカード、生体認証などを使用します。お店の実態に合わせた打刻方法を採用することで、低コストでの運用や不正防止を狙うことができます。
また、打刻されたデータはクラウド上に保存され、いつでも確認することができます。クラウド上に勤務データが記録されているため、書類を保存する必要もありません。
 
その他、勤怠管理システムは労働時間の管理以外にも、さまざまな機能が備わっています。勤怠管理システムに含まれる代表的な機能は以下の通りです。
 
●デジタルタイムカード機能
●シフト管理
●時給の詳細な設定
●休暇申請
●給与計算
●予算実績管理
●超過勤務の警告通知
 
上記以外にも、多店舗展開をしている飲食店用に店舗間応援を管理する機能を備えたサービスなどもあります。このような機能を持った勤怠管理システムを導入することで、あらゆる事務作業の効率化を実現することが可能です。
導入にはもちろん費用がかかりますが、今は個人店向けの少額のプランや無料体験も充実しています。業務効率をアップし、従業員の労働時間を適切に管理するためにも勤怠管理システムの導入を検討してみる価値は大いにあるでしょう。
 

勤怠管理システムの打刻機能にはどんな種類がある?

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勤怠管理システムを使った出退勤の打刻方法にはいくつかの種類があります。その中でも飲食店におすすめな打刻方法の一部をこちらでご紹介します。
 

パソコン

ネット上の勤怠管理システムの画面から、出退勤のボタンを押す打刻方法です。
店舗にパソコンさえあれば打刻が可能な最もシンプルな方法ですので、コストを抑えたい時には最適です。バックヤードなどに打刻用のパソコンが1台あると便利でしょう。もちろん複数のパソコンで打刻を行うことも可能なので、アルバイト数が多い場合にも対応できます。
従業員へ勤怠アプリ導入の促しや、使用方法を事細かに説明しなくても個人のIDさえ伝えれば使用できるので、紙のタイムカードからの移行もしやすいでしょう。
 
こんな店舗におすすめ!
●バックヤードにパソコンがあり、勤怠管理システムの導入の手間や費用を抑えたいお店
 

ICカード

Suicaなどの交通系ICカードをタイムカード機に近づけて打刻をする方法です。
紙のコストやインク代もかからないので、長期的には紙のタイムカードよりも費用を抑えることが可能です。従業員がICカードを持っている場合は、別途でICカードを用意するコストを省くこともできます。
また、ICカードは個人で所有するため、他人のICカードを打刻するという不正を防止しやすい仕組みになっています。学生のアルバイトや公共機関を利用する従業員が多い場合には、ICカードを忘れることも少ないでしょうから、従業員にとっても楽な方法と言えます。ただし、ICカードを新しく作り直した場合などは別途登録しなくてはならない手間があるので注意が必要です。
 
こんな店舗におすすめ!
●交通系ICカードを利用する従業員が多いお店
●不正打刻を防止したいけれど、ランニングコストを抑えたいお店
 

生体認証

指紋や顔認証を使った最先端の打刻方法です。
紙のタイムカードやICカードと異なり、完全な個人認証を採用しているので確実に不正打刻がなくなります。導入コストは高めですが、業務効率化と健全な給与計算ができる点が大きなメリットです。従業員数の多い大規模な店舗や、店舗間応援のある多店舗展開をしている飲食店には、顔や指紋を読み込むだけで誰がいつどの店舗に出勤しているのかが管理しやすいため、おすすめできるシステムと言えます。
また、個人のIDを覚えて入力する必要やICカードのように必携品もないため、高齢者や外国人アルバイトが多い場合にも説明が少なく使用できます。
 
こんな店舗におすすめ!
・確実に不正打刻をなくしたいお店
・外国人や高齢の従業員にも簡単に使えるシステムを採用したいお店
 

チャットアプリ

LINEなどのチャットアプリ内で行う打刻方法です。
勤怠管理システムとLINEを連携させ、アプリの中のトークルームで「出勤」「退勤」と入力するだけで出退勤の報告を行えます。スマホアプリのLINEとシステムを連携させるため、LINEの仕様により他人のスマホでは自身のLINEアカウントには入れず、出退勤の報告は行えません。従業員がLINEにて出退勤の報告を行うと、連携したシステムにデータとして蓄積、各種集計が可能です。
飲食店の従業員同士でグループチャットを利用している店舗もあるかと思います。そのようなお店にはチャットアプリを使った打刻方法がおすすめです。スマートフォンに慣れ親しんだ若年層の従業員が多いお店にとって使い勝手が良いでしょう。チャットタイプの勤怠管理には無料で使用できるものがあるので、小規模な飲食店での利用にも向いています。
 
こんな店舗におすすめ!
・LINEなどを使いこなす年齢層の従業員が多いお店
・普段から従業員とLINEグループでコミュニケーションを取っているお店
 

まとめ

飲食店はアルバイトの比率が高く、出勤時間がその日によって変動するため勤怠管理が複雑になりがちです。従業員数が多ければ多いほど、その管理にかかる時間と労力は大きくなります。
慣れている勤怠管理の業務は担当者にとって負担を感じにくいかもしれません。しかし、業務効率を事務作業から改善していけば、店舗のサービス力や利益向上のために時間を充てられ、店舗に良い影響を与えるでしょう。
まずは、紙での勤怠管理方法に代わる勤怠管理システムを導入するところから、店舗の業務効率化を図ってみてはいかがでしょうか。
 

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店通編集部