会計ソフトの導入はお済みですか -作業編-

会計ソフトの作業編。帳簿の入力から出力までこれ一本で完結。日頃手間取っていた残高確認などが、お手軽に。お店の利益をリアルタイムに把握し、お店の将来について考えてみてはいかがでしょうか。 会計ソフトを導入し、実際の作業や、作業によってできることをご紹介します。

前回は導入のさわりだけで終わってしまったので、今回は会計ソフトを導入し、実際の作業や、作業によってできることをご紹介します。
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データ入力

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会計入力のイメージは、膨大な伝票を前にひたすら数字を入力するといったイメージですが、半分は間違いです。

確かに、税理士の方や他社の財務、経理担当の方とお話をすると。借方、貸方がどうの、売掛、買掛がどうのと専門的な話をされたり、よく分からない仕訳伝票の束を出されたりと、簿記の知識が無いとものすごくハードルが高いものに思われがちです。


ですが、最近の会計ソフトは入力補助機能が充実しています。ざっと見てみましょう。

帳簿入力

「現金出納帳」「預金出納帳」といった、現預金の入出金伝票が用意されています。

現金の出し入れ、預金の入出金時には登録していきましょう。特に預金の登録をしっかり行っておけば、通帳を見ることなく現在の残高確認が一発で分かるので、今後の資金繰りを考える際に重宝します。(とはいっても通帳の記帳は定期的に行って下さい)

かんたん取引入力

取引の種類、日付と金額を入れるだけで仕訳が生成される機能です。定例的な取引で重宝するはずです。帳簿入力でもそうですが、「摘要」欄には簡単にでも取引の内容を入力するようにしましょう。決算時などに内容を確認できるので便利です。

他システムとの自動連係機能

すべてではありませんが、銀行、クレジットカード、電子マネーや一部クラウド型POSレジサービスと弥生会計を連携することで、それぞれのシステムでお金の動きがあった場合に、自動的に弥生会計へ仕訳データが生成される機能があります。(あんしん保守サポート/年額制への登録が必要)

ここまで来ると伝票入力の手間すらいらなくなります。初回手続き(連携サービスへの登録や設定)は多少面倒ですが、継続的な入力が一切なくなることは非常にメリットではないのでしょうか。


帳票の出力

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仕訳が日々入力され、ある程度データが溜まってくれば分析が出来るようになってきます。代表的なものを幾つか紹介します。

残高試算表

いわゆる「損益計算書(P/L)」の出力機能です。単純にいえば集計期間内でどれだけ売上を稼ぎ、どれだけ原材料費を支払ったか、経費を使った結果いくら残ったかが一目で分かる表となります。

2期、3期と続けていくことで前年比も出力されますので、ここ数年のお店の流行り廃りを確認することが出来ます。もう一つ、会社の規模が確認できる「貸借対照表(B/S)」も出力されます。

総勘定元帳

集計期間内に発生した取引を選択した勘定科目を元に出力する機能です。ある月だけ突出して買掛金が多いなど、試算表を確認した際に疑問を持つような残高が表示されることはよくあります。その場合、この機能を使用することで対象となる仕訳がすべて表示されますので、1件1件伝票を確認していくことが出来ます。

エクセルへの出力機能

出力される帳票はほぼエクセルファイルに保存することが出来ます。個別にデータ分析をされる際(または依頼するとき)には弥生会計のデータファイルをそのまま使用するのではなく、エクセルファイルに出力するようにしましょう。

その他

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バックアップは必ず取りましょう。最近のパソコンは大分丈夫になりましたが、それでも万が一の故障によるデータの破損、コンピュータウィルスによるデータ改ざんなど、パソコン作業にはある程度のリスクがあります。

会計データは事業主であるご自身、法人であれば会社にとって非常に重要なデータとなります。USBメモリや外付けハードディスク、CD-R/DVD-R等のメディアへこまめに退避させ、万が一のトラブルに備えて下さい。

最後に

2回に分けてざっと説明しました。お店の利益をリアルタイムに把握し、次の手を打っていくことが繁盛店への道筋になります。組織規模が大きくなってからの導入は手間もコストも非常にかかります。お店の立ち上げが一段落ついたのでしたら、導入の検討を前向きに行ってみてはいかがでしょうか。

ポンコツシステム屋さん



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