飲食店の業務連絡どうしてる?業務連絡の注意点と業務専用チャットツールをご紹介!

お店での業務連絡どうしていますか?飲食店において業務連絡は、とても重要な役割を担っています。ですが、注意事項ももちろんあります。業務連絡にLINEなどの連絡アプリを使用する際の注意事項から、飲食店の課題解決を手助けしてくれる業務専用のSNS、ビジネスチャットツールの紹介まで!ビジネスチャットツールを賢く利用することで、効率よく連絡事項を共有することが可能です。ぜひ、参考にしてみてください。

あなたのお店では、業務連絡はどのように行っていますか?
広い世代に普及している連絡アプリ、LINEを活用しているお店も多いのではないでしょうか。
この記事では、LINEを業務連絡に使用する際の注意点や、LINE以外の連絡アプリについてご紹介します。
 

連絡アプリのLINEは、手軽かつ普及率も高いため、すでに従業員への業務連絡の手段として利用している飲食店もあるでしょう。相手が業務連絡のメッセージを読んだかどうかはLINEの「既読」マークの有無で確認できるため、連絡の確認忘れも防げます。
グループチャットを作成し、従業員みんなで利用すれば、1人1人に連絡せずともグループチャットに1度メッセージを送るだけで、所属している全員に情報を共有でき、大変便利です。
 
しかし、LINEはプライベートで利用している人が多く存在します。
プライベートで利用しているアプリを業務連絡用として使用する場合、複数の注意点があります。ただ、業務連絡アプリを使っていない店舗もあるかと思いますので、まずは飲食店における業務連絡の重要性について確認しておきましょう。
 

飲食店における業務連絡の役割


アルバイトを中心としたスタッフがシフト勤務を行うことも多い飲食店では、業務連絡を円滑にし、業務の効率化を図ることが重要になってきますが、スケジュール調整やシフト管理に課題を感じている店舗もあるでしょう。
 
スケジュール調整をする際、毎月決められた日までに出勤希望日を提出してもらい、そこから翌月のシフトを作成し、急な欠員が出た場合は電話で他の従業員に出勤できるかの調整を図る、といったことをしていませんか?
従業員の中には、シフト希望を出し忘れたり、数日前に勤務日の変更をお願いしてきたりする者もおり、店舗のスケジュール調整は一筋縄にはいきません。
そういった場合、素早く従業員と連絡を取れるよう、チャットアプリを導入してみてはいかがでしょう。
 
シフト変更の連絡や、当日シフトに入れる者を探す際など、グループチャットでやりとりを行うことで、業務がスムーズになるでしょう。シフト変更後、新しいシフトメンバーが全員に伝わるほか、勤務日の変更に誰が応じてくれたのかも周知できます。
LINEアプリは若年層はもちろんのこと、広い世代で使用されている連絡アプリなので、業務連絡のためにわざわざ準備する必要もなく、無料なので導入もしやすいといった魅力があります。
 
ただ、LINEを業務連絡の手段として使用する場合には、注意したい点があります。以下で確認していきましょう。
 

LINEを業務連絡に使用する場合の注意点


前述の通り、気軽に連絡が取れるLINEですが注意点もあります。
 
◆公私混同になりやすい
LINEは気軽に返信ができてしまうため、話題が切り替わりやすい傾向にあります。業務連絡が途中から雑談に変わってしまうことも少なくありません。そのせいで業務連絡を見落としてしまっては、連絡の意味がなくなってしまいます。
あらかじめ連絡事項には「了解です」、または質問に対しての回答のみ、というルールを作っておいた方が良い場合もあります。
 
◆グループチャットへの参加を強制しない
業務連絡でみんながLINEを使っていると、グループチャットへの参加要求を断りづらい雰囲気になってしまいます。LINEはプライベートな投稿や、プロフィール情報も閲覧できるので、抵抗がある従業員もいるでしょう。
また、従業員の中には事情があって特定の人物に連絡先を知られたくないと思っている人がいるかもしれません。LINEはグループチャットにしか参加していなくても、全員のアカウント名などが表示され、個別に連絡をとることも可能になってしまうので、連絡先をあまり知られたくない従業員がいる可能性に対して配慮することも必要です。
業務連絡のためであっても、LINEのアカウントを聞き出すことが、いきすぎた行為になってしまう場合もあります。
 
◆仕事とプライベートの境界が曖昧になる
仕事とプライベートをしっかりと分けたい人にとっては、 休日に連絡を確認しなければいけないことが苦痛な場合もあるので、連絡をするタイミングや頻度を考えなければいけません。
プライベートでも使用しているチャットアプリを業務でも使用するためには、従業員への配慮が必要です。


このようにLINEを業務連絡ツールとして使用するには、いくつか注意しなくてはいけないことがあります。そこで、LINE以外のチャットツールの検討もしてみてはいかがでしょうか。ここからは「社内SNS」と呼ばれる、業務専用のSNS、ビジネスチャットツールを紹介します。
 

業務専用SNSの利便性とビジネスチャットの特徴


ビジネスチャットには、スケジュール共有機能がついていることも多く、うまく活用すれば管理業務を大幅に改善することができます。また、時間のかかる新人教育においても、従業員のノウハウをチャットで共有することで効率化を図ることができるでしょう。
 
ビジネスチャットの利点は、LINEと違いプライベートで使用しないため、プライベートで連絡を取っている間に仕事のグループチャットが目に入ることがありません。
また、プライベート投稿を見られてしまうといった事態も防げるため、公私混同することもなく、プライベートと仕事との線引きを徹底することができます。
 
ビジネスチャットとしてシェアが高いのが、無料で使用できる業務用チャットアプリ「Chatwork(チャットワーク)」「Slack(スラック)」 の2つです。
LINEと似た部分も多いですが、ビジネスに特化した機能が多く、セキュリティレベルの高さが大きな違いになっています。どちらもビジネス用チャットのシェアが高いだけあって、PCやスマホ、タブレットと全てのデバイスで使用可能です。使用するデバイスを変更したい場合は、IDとパスワードを入力するだけで切り替えられます。
 
Chatworkを例に出すと、タスクを作成して管理できる機能があり、シフト提出のタスク登録をすれば、提出忘れを防ぐことが可能です。そのほか健康診断の受診など、忘れてはいけないことを登録しておけば、誰がタスクを完了していないか、すぐに知ることができます。
 
役立つ飲食店向けのビジネスチャットツールとは?

飲食店に特化した専用ツールを紹介

次に「Chatwork」と「Slack」以外のビジネスチャットとして、飲食店におすすめのビジネスチャットツール「CAST」「LINE WORKS」の2つをご紹介します 。
 

CAST(キャスト)


◆料金プラン:資料請求(2020年12月時点では1か月間の無料トライアルが可能)
 
CASTは、シフト管理業務を効率化してくれるアプリです。
シフト勤務のスケジュールを登録するだけで、アルバイトへの提出依頼と催促、収集、確定後の周知までアプリが代行してくれます。シフト管理の作成時間や、記入ミスの削減にもつながる有能なツールです。
バイトコミュニケーションに特化された独自のチャット機能によって、公私混同が防げることもCASTの強みです。また、PCスマホなどのデバイスを問わず使用できます。
 
こんな店舗におすすめ!
●業務連絡だけでなくシフト管理も効率化したい店舗
●本名でのやり取りで仕事とプライベートを分けたい店舗
CASTについて詳しく知りたい方はこちら
 

LINE WORKS(ラインワークス)


◆料金プラン:【月額プラン0円~1,000円(税別)】
○フリー:0円
ユーザー数100人までと基本機能の使用が可能
○ライト:300円 / 1ユーザー
フリーの機能に加えユーザー数無制限や200名までの音声、ビデオ通話、画面共有などが使用可能
○ベーシックプラン:500円 / 1ユーザー
ライトの機能に加えてタスク管理機能などが使用可能
○プレミアム:1,000円 / 1ユーザー
ベーシックの機能に加えて、セキュリティの強化やチャットのアーカイブ機能が使用可能

LINEと同じ使い勝手なので始めやすいのが魅力のビジネスチャットです。LINE同様、ノートや予定、フォルダなどをグループで共有することで、効率的なコミュニケーションを取ることができます。店舗単位で使用する場合は、月額0円のプランでも充分でしょう。
普段使いしているLINEのビジネスチャットなので、導入してからすぐに運用可能なのもポイントです。ですが、あくまでLINEとLINE WORKSは別のアプリです。LINEのユーザーアカウントや友達リストと連動することはありません。 
 
こんな店舗におすすめ!
●使い慣れた操作で簡単に運用したい店舗
●無料でビジネスチャットを使用したい店舗
LINE WORKSについて詳しく知りたい方はこちら
 

チャットツールを上手に活用して業務連絡を効率化!

従業員同士の業務連絡は、飲食店の経営をするうえで欠かせないものです。しかし、従業員同士仲が良いからといって、業務連絡の方法をおざなりにしてしまうと、従業員の負担を生み出してしまう可能性もあります。限られたメンバーだけで運営しているお店であれば問題ないかもしれませんが、定期的に新人が加わるお店であった場合、新しく入った新人はどう思うでしょう。居心地が悪く感じてしまうこともあるのではないでしょうか。
そうなる前に、業務連絡の方法について見直しを行いましょう。
 
従業員だけの専用ツールを使うことで、仕事とプライベートの切り替えができ、従業員同士で仲間意識も芽生え、仕事のモチベーションに良い影響を与えることも期待できます。
また、ビジネス用チャットツールを導入することは、シフト作成や、急なシフト変更の連絡周知という面で大きな利点をもたらしてくれるでしょう。メールのやり取りを何人も相手に同時にしたり、休みの従業員に電話をかけたりといった双方の負担になりかねない業務削減にもなるので、職場環境の改善のためにも、ビジネス用チャットツールの導入をおすすめします。

店通編集部

  

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