電子契約が救う!飲食店の無断キャンセルと、雇用契約・請負契約のコスト削減とは

電子契約とは、どんなリスクがあるのか。運用が増加している「電子契約」について調査しました。 印紙が不要になり、紙代、印刷代、郵送代、保管場所も不要、契約書の作成にかかる時間、検索にかかる時間も削減できるという電子契約のデメリットとは。クラウド型電子契約サービス「クラウドスタンプ」を提供する株式会社アクセルの高岡部長にお得な情報も教えていただきました。

どんどんデジタル化が進む中で、今注目されているのが「電子契約」。言葉は聞いたことがあるけれど、いまいち概要が理解できていない・難しそうだから後回しにしているという方も多いのではないでしょうか。
 
世の中のデジタル化の流れに置いていかれないために、電子契約とはどんなものなのか、どんなメリット・デメリットがあるのかを調査しました。
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口頭でも成立!契約とは

本来「契約」とは、当事者同士の合意があれば口頭でも成立します。
しかし、合意した内容に行き違いやトラブルが起こらないよう、契約を履行していく上での決め事を明文化し、合意のしるしとして署名捺印した「契約書」を締結します。

従来、紙の契約書を企業間で締結する場合は、《契約条件を記載した契約書を作成し印刷、製本、捺印を行い、先方へ発送、先方が確認を行い署名捺印をした後、返送し双方で保管》という流れが一般的です。

電子契約とは?

では、「電子契約」とはどのようなものなのでしょうか。

電子契約(でんしけいやく)とは、契約のなかで、合意成立の手段として、インターネットや専用回線などの通信回線による情報交換を用い、かつ合意成立の証拠として、電子署名やタイムスタンプを付与した電子ファイルを利用するものをいう。
電子契約 ーウィキペディア(Wikipedia)ー

インターネットからアクセスすることができ、オンライン上で安全に管理できるという電子契約システムは、ペーパーレス化、個人情報や機密文書の管理、働き方改革といったさまざまな要因から、運用を開始する企業が増加しています。
 
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では、契約書を電子化するとどうなるのか、メリット・デメリットはあるのか、考えてみます。

電子契約のメリット

コストの削減

◆ペーパーレスにより「紙代」「印刷代」「郵送代」「保管場所代」の削減

電子契約はオンライン上で契約を締結して保管するため、プリントアウトや郵送をする必要がありません。もちろん印刷ミス製本ミスもなく、保管するスペースも必要ありません。
 

◆収入印紙代の削減

印紙を貼る義務がある業務委託契約や、請負契約を締結する場合でも、電子契約の場合、印紙税法で定める「課税文書」に該当しないため、収入印紙が必要ありません
また、電子契約を印刷したとしても、これは契約書のコピーになるので、印紙は不要です。
 

時間の削減

◆検索にかかる時間の削減

検索機能を利用することで、必要な情報が瞬時に見つかります。
過去に契約した条文や条項を確認するとき、「書類を探し、ひとつずつ開いて見つけ出す」「スキャンしたPDFデータをひとつずつ確認する」といった作業が一瞬で完了します。
 

◆作成にかかる時間の削減

契約の数だけ行われていた「印刷、製本、署名捺印、封筒に宛名を書き、送付状と返信用封筒を付けて発送」という業務が不要です。
電子契約であれば、単純作業に割かれる時間を削減できます。
 

◆書類の移動時間の削減

電子契約なら、書類を送ったり、取りに行ったりする時間が不要になり、関係者への契約情報共有も簡単にできます。
郵送中のために手元を離れるリスクもなくなり、契約前後の事務作業のスピードアップにより、成約率のアップも望めるでしょう。
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コンプライアンス(法令遵守)

電子契約なら、契約書の紛失改ざんを防ぐことができます。
さらに、ステータス管理をクラウド上で可視化することで、契約内容や進捗状況をチェックしやすくなり、コンプライアンス違反、不正が起こりにくい環境になります。
 

電子契約のデメリット

デメリットは大きく3つです。しかし、これらは企業単体というより、もはや「現代の世の中全体で取り組むべき問題」かもしれません。
 

契約相手の理解

契約相手の電子契約に対する理解と、電子契約できる環境(電子契約サービスの登録、設備など)が必要です。さまざまな企業から提供されている電子契約サービスには、無料で利用できるものや、スマホやタブレットで締結できるものもあります。相手方のニーズに合うシステムであれば、同意を得やすいでしょう。
 

セキュリティ問題

もはや現代社会の課題ともいえる、不正アクセスコンピューターウィルスサイバー攻撃に対する対策が必要です。セキュリティの高い電子契約システムを選ぶと同時に、社内のセキュリティ対策も必要です。
 

停電対策

昨年の北海道地震による停電で電子マネーが使えなくなり、コンビニが非常用電源でレジを動かして営業したというニュースを見た方もいらっしゃると思います。電子化を進めるには、非常用電源の確保も必要になるでしょう。
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契約の種類別に考える「電子契約」の効果とは

電子契約は、実際にどんな場面で、どのような効果があるのでしょうか。
次々と新しいサービスや商品が生まれる情報通信業界で、クラウド型電子契約サービスを展開されている株式会社アクセルの高岡部長にお話をうかがうことができました。
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株式会社アクセル 高岡義一部長

高岡部長によると、電子契約サービスを提供してきたなかで、大小関わらず、あらゆる企業の「雇用契約」と「請負契約」の電子契約化の有用性を実感されているとのこと。
そして飲食業界へは、「No showノーショー:予約をしていたにも関わらず、来店しない」に対する「無断キャンセル対策」を、電子契約サービスによって実現できると教えていただきましたので、ケース別にまとめてみます。

●企業向け 雇用契約

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人事担当者には、入退社手続き、 社会保険手続き、勤怠や給与計算、出向手続きなど、重要な個人情報を扱う業務が大量にあります。
 
また、「雇用契約」といっても、正社員、契約社員、パート・アルバイト、派遣労働者、外国人や留学生の雇用、在宅ワークなど、さまざまな形態があり、さらに店舗や支店の数だけ「店舗責任者が必要書類を集約し本部へ発送する」といった業務が発生します。
この人事・雇用にかかる契約書を電子化すると、どうなるでしょうか。
 ①人事担当者から雇用契約を送信 ②従業員がデータを確認 ③電子署名により合意
従業員は印鑑も出社も郵送も不要。人事担当者は進捗状況と期日の一括管理できるようになり、業務軽減・スピードアップが図れます。
 

●建設業・IT企業向け 請負契約対策

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建設業やIT企業で使用されることが多い「請負契約」は、発注された業務が「完成」して、報酬が発生するものです。
建築現場でいうと、元請け業者がそれぞれの専門業者と下請契約を締結し、専門業者からさらに下請契約・・・と、いくつもの請負契約が発生します。
このすべての契約書に印紙を貼り、署名捺印、契約書の送付、保管。さらに追加工事補修工事があれば、また契約書を締結し、その内容を下請契約へ。動いている現場の追加工事の契約書となれば、内容の確認や郵送中の時間もリスクになります。
電子契約なら、印紙代紙代印刷費郵送費、それにかかる時間、そして何よりリスクを抑えることができます。
  

●飲食店向け 無断キャンセル対策

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経済産業省のレポートによると、飲食店のドタキャン問題「No show」が、飲食業界に与える損害は2000億円と推計されました。
このNo show 防止の取り組みとしてさまざまな対策があげられていますが、今後は予約自体を電子契約化していく流れになるようです。
 
予約を電子契約化」というと難しく聞こえますが、要するにホテルのネット予約で行われている「連絡先とクレジットカード番号を登録し、キャンセルポリシーに同意をする」ということで、諸外国でも浸透している仕組みです。
電話予約の場合はSMS(ショートメッセージサービス)やメールを活用することで、同様の対策を行えるため、ドタキャンの抑止対策として、飲食業界にも広まるでしょう。

どんな電子契約サービス・商品があるのか?

では、数ある電子契約サービスのなかで、何を基準に選んだらよいのでしょうか。まず大きく分けると、電子契約サービスは、契約の相手先の登録が必要か不要かで、分類できます。
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今回お話を伺った高岡部長の『CLOUD STAMP(クラウドスタンプ)』は、相手先は登録不要で、中小規模の企業向けに提供されているサービスです。
クラウドスタンプならではの特徴を教えていただきました。

CLOUD STAMP(クラウドスタンプ)の紹介

クラウドスタンプの特性は、弁護士ドットコムと提携し、電子契約をトータルパッケージで提供しているというところ。
専門スタッフによる導入~初期設定の「訪問設定サポ―ト」、運用開始から導入後の「電話サポート」だけでなく、経営トラブルなどを電話で相談できる「経営相談サポート」、専門性の高い業務を一括で見積もりできる「専門家一括見積サービス」までパッケージにされているという点です。

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電子契約を導入・運用するだけではなく、電子契約を活用していく過程、さらに経営に関するサポートを一括してもらえるというのは安心ですね。
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クラウドスタンプ+店通Wチャンス キャンペーン

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店通編集部

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