結婚式二次会 会場選びのコツは?二次会幹事が、会場・お店の本音を聞いてきた!

二次会準備の「こんな時、どうしたらいいの?」という悩みを、ワイズテーブルコーポレーションのブライダルグループ統括マネージャー大上さんにぶつけてきました。幹事目線と、結婚式・披露宴・二次会を行う飲食店側の目線での本音の対談と、二次会幹事・会場選びや設備、打ち合わせや交渉のポイントなどをお届けします。

どうも、結婚式の二次会幹事マン、コボです。友人からの依頼で、これまで過去に10数回ほど二次会の幹事経験をしてきました。

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※二次会幹事、司会進行をするコボ

一つとして同じ会はないので、親しい友人の大事な人生のイベントに関われるのはとても幸せなこと。しかしながら、うれしい気持ちはある反面、二次会の企画はそう楽なものではありません。仕掛けや演出、サプライズ企画…なかでも一番頭を悩ませるのが、二次会の命運を左右するお店・会場選び
 
二次会のお店・会場選びを失敗すると、新郎・新婦やゲストに十分なおもてなしができないことも。ですので、いつもお店を選ぶ時は、こんなことに気をつけています。

★二次会幹事・コボの二次会会場選びポイント
・披露宴会場からの移動距離、駅からの距離は遠くないか。
・移動する場合、最適な交通手段はあるか。
・ゲストの人数に合っているサイズ(収容人数)かどうか。
・椅子やテーブルの調整ができるか。
・料理や飲み物の変更や融通はきくのか。
・演出で使いたい設備が整っているか。
 
…こんな細かいこだわりをぶつけられるお店側にも、さぞや迷惑をかけているんだろうなという自覚はあります。しかし、人生の一大イベントだからこそ、こだわりたいポイントはたくさん出てきてしまうのです。
 
でも、もっとお店側のことも理解していれば、スムーズに事が運ぶかもしれない。。。
 
きっと同じ悩みを抱えている幹事さんも多いはず…ということで、これまでの経験をもとに感じた「あんな時、どうしたらいいの?」という悩みを、パーティー会場の方にぶつけてきました。結婚式二次会の幹事目線と、二次会を行う飲食店側の目線での本音の対談をお届けします。

話をうかがいに、「XEX 日本橋」さんへ!

今回、こんな企画にお付き合いいただいたのは、株式会社ワイズテーブルコーポレーション様が運営するレストラン「XEX 日本橋」。
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日本橋といえば高級な商業施設とオフィス街のイメージが強いだけに、どんなところなのかがとても気になるところです。

【取材に訪れたお店 XEX 日本橋】f:id:tentsu_media:20180531155907j:plain開放的で広々とした空間に、オープンキッチンの演出が特徴の「Salvatore Cuomo Bros.」。シックで落ち着いた雰囲気の「The BAR」。この2エリアが1フロアにあるのが特徴で、普段はレストランとして開放しており、大人数のパーティーに最適です。チャペルも併設しているため、二次会だけではなく、結婚式、披露宴も行えます。
XEX NIHONBASHI - XEX 日本橋 - XEX GROUP
 
今回はブライダルグループ統括マネージャーの大上良介様(以下、大上様)に話をうかがいます。

f:id:tentsu_media:20180606112946j:plain株式会社ワイズテーブルコーポレーション ブライダルグループ統括マネージャー 大上良介様

f:id:tentsu_media:20180531184759p:plain本日はどうぞよろしくお願いします。結構なワガママ幹事なので、いつもご迷惑をおかけしていて…。会場の人には本当に頭があがりません。今日はどうぞ寛大な気持ちで聞いてください!

f:id:tentsu_media:20180531184842p:plain私もこの業界は長いのですが、こんなに幹事経験がたくさんある人に会うことはあまりありません。(笑)どうぞよろしくお願いします。

 

ポイント① ロケーション・広さ

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まずは一番重要とも言える、“ロケーション”と“広さ”について。
 
幹事の目線として、披露宴会場から二次会会場までの距離は、なるべく近いのがベターだと考えています。また、ゲストの人数に合っているサイズかどうか。会場では、立食、着席、半立食など、椅子やテーブルの調整対応をしてもらえるのかにも気をつけなければいけません。
 

f:id:tentsu_media:20180531184759p:plain急なゲストの参加人数に対応したり、広く使いたい、席を多く設けたい!など、毎回条件が変わってくるので、いつも頭を悩ませています…。そんなわけで、こんな質問です。

-会場内での仕様変更、テーブルやイスの並び替えなど、実際のところ、どの程度まで受け付けてくれるのでしょう。
A.ほとんどの会場で、レイアウトの融通がきくと思いますよ。小さい店舗ですと、イスなどの搬出ができずに難しい場合もあると思いますが。当日の急な参加人数の変更に関しては、予想される変更の振り幅を事前にお伝えいただけるとありがたいです。
 
-ちなみにXEX 日本橋さんは、なぜ日本橋という場所を選んだのでしょうか。
A.五街道の出発点であった、“始まりの街・日本橋”という地が、新郎新婦の出発点としてもふさわしいと感じます。XEX 日本橋には、フロア内にチャペルもありますので、挙式⇒披露宴の需要もあります。移動の手間はありませんし、雰囲気や規模に応じて、2つのエリアからイメージに合う会場をお選びいただけます。

f:id:tentsu_media:20180531184759p:plain場所にもきちんと意味があったんですね。そしてこの会場に来る際、地下鉄から出ることなく会場まで行けました。天気が悪くても気にならないのでいいですね。
 

ポイント② 料理・飲み物・料金

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パーティーを印象づけるのは、なんといっても料理!新郎新婦・ゲストへの負担額が決まるのが、ここでの交渉です。
費用をかけるところにかけて、抑えられるところは抑えたい。そんなわがままな要望を出す幹事も少なくありません(私も含め)。どの程度ならお応えいただけるのでしょう。

f:id:tentsu_media:20180531184759p:plain実は予算カツカツの二次会の幹事をしたこともありまして…。お店にとても悪い気がしていたのですが、食事からドリンクに至るまでしつこく交渉したことがあるんですよ。

f:id:tentsu_media:20180531184842p:plain普通、幹事ってそこまでやるものなのでしょうか?(笑)はじめて聞きました。

f:id:tentsu_media:20180531184759p:plainあの食事いらないから安くして欲しいとか、あのドリンクを変えて欲しいだの(ゴニョゴニョ・・)やっぱりそういうの迷惑ですよね。。。ということで、こんな質問なのですが。

-「最低保証料金」などを設けている会場が多いですが、それを下回らなければ料理やドリンクの融通は利くもの?
A.会場スタッフ(プランナー)は、新郎新婦に最高の式(二次会)を行ってほしいと望んでいる人が多いのは事実です。しかし、最終決裁者は料理長であったり、私のようなマネージャーであったりするので、スタッフやプランナーは板ばさみで心苦しい思いをしていると思います。決裁する者としては、原価の高いメニューの代わりに、このメニューにしてください!など、なるべく応えやすい提案であれば助かります。(笑)
レストラン営業を行っている店舗では、貸切りではない通常営業の場合を考慮して、最低保証人数(料金)より少ない場合は、予約をお受けすることはありません。他にも大事にしなければいけないお客様はたくさんいるので。でないと、最低保証をつける意味がなくなってしまいます。
 
-予算を調整するにあたって、こういう要望は受けづらい、逆に受け付けやすい。などはありますか?
A.たまにあるケースでパーティーの直前で内容を変更したいという要望には、やはり対応しきれない時があります。お客様の要望に応えたい気持ちがありながらも、直前だと対応しにくいというのが本音です。事前に聞いていれば大丈夫なケースもあるのですが。

f:id:tentsu_media:20180531184759p:plainなるほど。スタッフの方(プランナー)も幹事の要望を受け、マネージャーに「これならどうですか?」とプレゼンする時間があるのですね。想定できる質問や要望を最初に全部伝えたほうがいいのでしょうか。

f:id:tentsu_media:20180531184842p:plainそうですね。先に交渉できる材料があれば、調整する時間が多く設けられますので。下見時には、コボさんのように事前に準備をして、内容をお伝えいただけると、判断しやすいというのはあります。

 

ポイント③ 会場内の設備

次いで確認するのが、基本設備について。基本的には会場にマイクがついているパターンが一般的です。

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f:id:tentsu_media:20180531184759p:plain余興の内容によって、必要なものが変わってくるので、基本パックでは何がついているのか、追加するといくらなのかを確認しておきます。

《貸し出してくれる備品・設備例》
備品例/金庫、チェキ、ウェルカムボード(イーゼル)、受付表
設備例/プロジェクター、スクリーン、マイク、ビンゴゲーム、音響
担当者/カメラマン、司会、プランナー、音響、映像、照明
 
《コボの設備チェックポイント》
・男性・女性のお手洗いは別になっており、複数あるとうれしい。
・音楽の使用について(会場がきちんとお金を払っていれば、コピーでもOK)
・空中階の場合はエレベーターの輸送力があるか。
・分煙に対応しているor喫煙スペースが別に設けられている。
 
-通常外のサービス…例えば、フラッシュモブの参加なども、会場スタッフにお願いすればやってもらえるのでしょうか?
A.店舗スタッフは、料理やドリンクを提供する役割があるため、なかなかフラッシュモブの参加は難しいかもしれませんが、できることは可能な限りやらせていただきたい!という思いです。伝えずにモヤモヤするよりも、ダメもとでもやりたいことは伝えて損はないと思います。
 
-ちなみに、お客様に喜ばれる会場内の設備として、XEX 日本橋ではどのようなものを用意していますか?
A.会場ごとに喜ばれる設備は違いますが、大きくは音響と映像設備です。柱があって映像が見づらい会場もよくありますが、XEX 日本橋 / The Barではスクリーンを3カ所に用意しているので、皆さんに映像を楽しんでいただけます。音響にも力を入れているので、迫力のある演出になります。

ポイント④ 会場のご担当者様(打ち合わせの密度など)

4点目におさえたいのが、専門のプランナーさんがいるかの確認について。
 
あまりパーティー需要のない飲食店で開催することもあるので、その場合はあらゆる不測の事態に備えておかなければいけません。プランナーがいないお店では、事前に以下のような質問をしています。

・リハーサル、打ち合わせの時間を取れるか
・装飾品、持込品などの搬入時期(いつから飾りつけや搬入、準備ができるか)
・提出物の締め切り(ゲストの人数、音響設備(CD・パソコン)、映像、荷物など)
 
反対に比較的規模の大きい会場では、二次会経験が豊富なプランナーやスタッフの方がいらっしゃる場合が多いです。プランナーさんは事前に会場で起こりうるリスク事項も共有してくれるので助かります。

f:id:tentsu_media:20180531184842p:plainレストランウエディングでは、プランナーがいないケースも見受けられますが、XEXでは専門のプランナーがいるので、幹事や新郎新婦の負担を減らせます。

-プランナーとの打ち合わせでは、どの程度相談にのってくれるのでしょう。
A.XEXの場合、普段はレストランとして営業しているので、会場の下見はいつでもお越しいただけますし、打ち合わせも希望に沿うようにしています。しかし、なるべく幹事の方に負担のないように、1~2回程度で終わるよう案内しています。会場にあらかじめ何回くらい打ち合わせが必要なのか、相談しておくと良いかもしれませんね。
 

f:id:tentsu_media:20180531184759p:plain結局は人と人とのつながりなので、合う合わないなどもあると思うのですが…。プランナーの上司らしき人にバトンが渡ったら、急に対応が・・・なんてことも過去にあったのですが。

f:id:tentsu_media:20180531184842p:plainそういった意味では、XEXでは専属のプランナーが常駐し、最初から最後まで同じ専属プランナーが対応するようにしています。対応するプランナーによってサービスにムラが生じないよう、常に高いホスピタリティーを提供していくための社員教育をしています。

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ポイント⑤ キャンペーン・割引

会場によっては比較サイトや公式サイトにて、キャンペーンを実施している場合や、その会場でしか行っていないサービスもあります。その他の条件が問題なければ、キャンペーンの利用も検討材料の一つです。
 
-会場のサポートやキャンペーンを上手に利用する上で、アドバイスはありますか?
こんなことを私が言っていいかはわかりませんが、きちんと“契約する意志があります”とプランナーやスタッフにアピールできているかで、対応が違うと思います。これはどの業界においても同じなのではないでしょうか。いまでは会場の比較サイトも多くあり、会場見学申込み時にそういった基本情報を入力することで、事前に責任者に相談をするなどの準備ができるので、交渉ごともスムーズになると思います。
 
-最後に、二次会会場選びのコツを教えてください。
A.これは式場選びにも言えることですが、いくつか候補が決まった段階で、日にちを空けずに多くの会場を下見することです。1日に2~3件見ておくと、サービスや会場の比較もしやすいはずです。多くの会場が“今契約すると”“今日中ならこのオプションをつけます”などのキャンペーンを用意しています。先ほどお伝えしたアドバイスの通りにするならば、具体的な検討日をお伝えするのも効果的です。「他にも2件見学予定なので、今日の夜まで返答を待ってくれませんか。」など。キャンペーンをうまく活用するのであれば、このようなことも検討してみてください。
 

f:id:tentsu_media:20180531184759p:plain知らなかったことも多々あり…本当に勉強になりました!また幹事を依頼されている会があるので、XEX 日本橋さんもぜひ検討させてもらいたいと思います(笑)

f:id:tentsu_media:20180531184842p:plainぜひ、またいつでも下見にお越しください!お待ちしております(笑)

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式場×プランナーも、いい関係を築くのが一番!
 
XEX 日本橋様、取材へのご協力どうもありがとうございました。

お話を聞いてみて。今後幹事として意識したいこと。

今回お話を聞いて一番感じたことは、式場・二次会会場の方のご意見を聞きながら、きちんと対話しなければいけないということ。
 
《タメになった会場探しのポイント!》
・やりたいことは臆せずプランナーさんに伝えよう!
・後出し交渉はNG!急な対応はできないので、想定できることは事前に伝えよう!
・会場は一度に何件かまわり、熱のあるうちに決定しよう!(無理は禁物)
・(キャンペーンや割引きを受けるには、ここで契約します!という意思表示が大事)※オフレコ
 
質の高い、納得のいく二次会パーティーを開催するには、かかる金額以上に幹事側と会場側との信頼関係が重要だと実感しました。お互いの利益を損なわないように、節度ある交渉で、最高のパーティーを作り上げられることを願っています。
 

コボ

 
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