飲食店の経費とは?その範囲と精算方法、おすすめの経費精算システム

飲食店の経費とは?飲食店であれば食材や飲料、人件費、賃料、消耗品などが経費にあたります。経費を管理する目的は節税。経費は、飲食店を営業するのに必要なものであれば申請が可能です。確定申告の際に必要なので適切に管理する必要がありますが、経費精算システムを導入すれば簡単に経費管理ができます。おすすめの経費精算システムも紹介します。


飲食店の営業には、さまざまな経費がかかります。経費の種類は多岐にわたり、それらを管理することは手間のかかる業務のひとつに数えられます。
今回の記事では、飲食店の経費について、その種類と精算方法について解説します。

そもそも経費とは?

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経費とは、事業を行うために必要な費用のことです。飲食店であれば食材や飲料、人件費、賃料、消耗品などが経費にあたります。これらがなければ飲食店を営業することができないので、ここに挙げたものはすべて経費とみなすことができます。

反対に、個人で消費するものや所有物の購入費は経費と認められません。これらを経費として計上した場合には、税務調査の際に追加徴税を受けることがあります。場合によっては重加算税という高額な徴税が課されることもあるので、経費は正しく管理しなければいけません。

世の中には多種多様な業種があるため、どのような費用が経費にカウントされるかは原則的には決まっていません。売上に関わるものであればどんな費用も経費とすることが可能です。ただし、その経費がどのようにして売上に関わっているかを説明できなければなりません。
 

経費の管理はなぜ必要なのか?

経費を管理する目的は、ずばり節税です。

事業にかかった経費は、年に1度の確定申告の際にまとめて税務署に提出します。確定申告とは、支払う税金を確定させる手続きのことで、1月から12月までの売上とそれにかかった経費を算出し、税務署に届け出をすることで確定します。

事業者が支払う税金の金額は、「売上-経費および各控除」で決定します。そのため、経費を漏れなく申請することにより支払う税金を適切に減らせるため、節税効果になるのです。

確定申告に経費を漏れなく記載するには、日々の経費の管理が必須です。そのために、経費の記録や保管などはしっかりと行わなければなりません。

飲食店の経費の種類

f:id:tentsu_media:20201021181404j:plain飲食店の経費にはどのようなものがあるのでしょうか?ここでは一般的な飲食店の経費を4つに分類してまとめました。ここに記載のない費用でも、売上に関係があることを説明できれば経費として認められます。ぜひ参考にしてみてください。
 
●飲食サービスにまつわる経費
仕入れ・・・食材や飲料など
水道光熱費・・・水道代、電気代、ガス代
消耗品費・・・割りばしや包装紙、事務用品など
広告費(広告宣伝費)・・・新聞やチラシ、ネットページなどの広告掲載料
通信費・・・店内で使用するWi-Fi契約料、業務用携帯電話代

●従業員にまつわる経費
人件費(給与手当)・・・従業員への給与、ボーナス、退職金
交通費(旅費交通費)・・・通勤のためにかかる交通費
福利厚生費・・・従業員の各種保険、社員旅行、制服代

●不動産にまつわる経費
賃料(地代家賃)・・・店舗の家賃、借り入れた土地代
修繕費・・・店舗の改装費、器具や装置の修理費
損害保険料・・・店舗などに対する保険料
減価償却費・・・高額な機材などを仕入れ、その購入代金を数年に分け計上したもの

●お金にまつわる経費
利子割引料・・・借入金の利息
租税公課・・・事業税、社用車の自動車税、収入印紙など
 
経費精算システムが便利!メリットやおすすめサービス紹介

経費の管理は経費精算システムがおすすめ

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経費は確定申告の際に必要となるため、適切に管理しておかなければなりません。しかし、経費の精算は非常に複雑で手間のかかる作業でもあります。

経費の精算方法はこれまで、経費となる費用をまとめ、金額や勘定科目をエクセルなどの表に手作業で打ち込むのが一般的でした。この方法だと転記や計算ミスが起こることもしばしばあり、書類の整理・保管をはじめ、業務の頻度が多くなることなど、課題がいくつか存在します。

そんな課題を解決してくれるのが、ITを活用し経費を管理してくれる経費精算システムです。経費精算システムを導入することで、経費にまつわる業務をスピーディかつ正確なものに変化させることが可能です。

経費精算システムの導入でできることとは?

まず、一般的な経費精算システムの機能の一部をご紹介します。
・交通費の自動計算
・領収書の写真読み込み/電子保存
・自動仕訳機能
・クラウド管理
・マルチデバイス機能
 
経費精算システムの代表的な機能としては、交通費の自動計算と領収書の電子保存が挙げられます。多くの経費精算システムには、交通系ICカードとの連携機能があります。これを利用することによって、専用のカードリーダー端末にカードをかざすだけで自動で計算が行われ、交通費のデータを読み取ることができます。

領収書の電子保存に関しては、これまで手書きで管理・保管していた領収書が、経費精算システム上のカメラ機能で読み取ることで、電子データとして取り込み、保存することが可能となります。

このほかに、自動仕訳機能やクラウド管理、スマホやタブレットから利用できるマルチデバイス機能なども活用することによって、煩雑だった経費精算を劇的に効率化することができます。

おすすめの経費精算システム

ここからは、おすすめの経費精算システムを4つご紹介します。経費の精算を効率化させるためにも、導入をぜひ検討してみてください。

●楽楽精算

・料金:要問合せ
・無料体験:あり

楽楽精算は、日本で最も採用されているという経費精算システムです。交通費はICカードを専用のリーダーにかざすだけで申請データを読み込むことが可能。領収書はスマートフォンのカメラで撮影すれば自動で情報が入力されます。

また、経費の規定を設定することができ、規定から外れた経費申請には警告通知が届く機能を搭載しています。経費チェックの労力の削減と、不正防止に役立ちます。

楽楽精算で交通費・経費精算を劇的改善|楽楽精算
 

●Staple(ステイプル)

・料金(税抜):1ユーザー月額600円~
・無料体験:あり

Stapleはサービス利用継続率99%を誇る経費精算サービスです。操作性は業界随一の使いやすさを誇り、スマートフォンで経費精算をすべて完了できるような設計がされています。

Stapleの大きな特徴である「経費精算サービス一体型プリペイドカード」は、利用履歴がすべてクラウド上で確認でき、履歴がそのまま経費レポートとして活用できる優れものです。

スマートフォンのカメラを活用した領収書の電子保存、交通系ICカードによる交通費精算にも対応。各種ビジネスチャットとの連携機能もあり、多店舗展開する飲食店には最適な経費精算サービスです。

Staple(ステイプル)-キャッシュレス・ソリューション-クラウドキャスト

●Money Forwardクラウド経費

・料金(税抜):月額2,980円~
・無料体験:あり

Money Forwardクラウド経費は、外部サービスとの幅広い連携が可能な経費精算サービスです。各種交通系ICカードやクレジットカード、ETCカード、電子マネーと連携しており、これらのさまざまなデータを自動でクラウド上に取り込むことができます。

また、キャッシュレス決済との連携によって、費用の建て替えから従業員への返金までをすべてキャッシュレスおよびペーパーレスで行うことも可能。このほかにも領収書の電子保存や、従業員用クレジットカードの利用制限機能などもあります。

経費精算システム「マネーフォワード クラウド経費」

●Dr.経費精算

・料金(税抜):初期費用10万円~、月額3万円~
・無料体験:あり

Dr.経費精算は、99.9%の入力データ精度を誇る人気の経費精算システムです。

領収書の電子帳簿保存に対応しており、スマートフォンで撮影された領収書は自動判別だけでなくオペレーターがしっかりと確認を行います。機械に人の目が加わった高い正確性が、Dr.経費精算の大きな魅力です。

クレジットカードや交通系ICカードとの連携機能もあり、交通費の一括清算やクレジットカードの決済データの読み込みが可能。もちろんクラウド管理型なので、場所を選ばずにどこでも作業を行うことができます。

Dr.経費精算

まとめ

経費の精算は重要な業務の一つですが、手作業で行うにはどうしても手間がかかってしまいます。経費精算サービスを活用すれば、事務作業の効率を格段に改善することが可能です。現在はさまざまな経費精算サービスあります。あなたのお店でも導入を検討してみてはいかがでしょうか?


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店通編集部