紙のタイムカードは本当に便利!?勤怠管理方法の見直しで業務効率アップを図る!

勤怠管理の方法として導入コストも低く、誰でも簡単に利用できる紙のタイムカードを採用している飲食店も多いのではないでしょうか?ですが、現在採用している勤怠管理方法はあなたのお店に本当に最適なものと言えますか?紙の保存期間も、データーを打ち込む手間もなく、リアルタイムで状況を把握できる勤怠管理システム。給与計算や超過勤務の警告などまだまだある勤怠管理システムの機能や魅力をご紹介します。

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タイムカードは従業員の労働時間を管理するには欠かせないツールです。飲食店でも紙のタイムカードを採用している店舗は多いのではないでしょうか。
今回は、そんな紙のタイムカードを使った勤怠管理の是非ぜひについて解説していきます。

タイムカードの必要性

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タイムカードは、勤怠管理のために多くの会社や店舗で採用されています。出勤時間と退勤時間、休憩時間を記録し、給与計算や労働時間の管理などに役立てています。

労働基準法では、
第三十二条 使用者は、労働者に、休憩時間を除き一週間について四十時間を超えて、労働させてはならない。
と、雇い主が労働者の労働時間を適切に管理することへの義務が定められており、2019年には労働安全衛生法にて、
第六十六条の八の三 事業者は、第六十六条の八第一項又は前条第一項の規定による面接指導を実施するため、厚生労働省令で定める方法により、労働者(次条第一項に規定する者を除く。)の労働時間の状況を把握しなければならない。
と、より具体的に定められています。

一方で労働時間の管理方法は指定されていないため、タイムカードを導入していなくても違法ではありません。よって、勤務時間の自己申告制や勤務表への手書きなど、タイムカードや勤怠ツールを使わずとも勤怠管理は可能です。

しかし、2018年に働き方改革法が成立し、2019年4月より働き方改革関連法が順次施行され始めたことによって、業務効率化と超過勤務の防止に取り組む動きが各企業に見られるようになりました。その一環として、従来の勤怠管理の方法を見直す企業も増えてきています。

紙のタイムカードのデメリット

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紙のタイムカードは誰でも簡単に出退勤の時間を記録でき、またランニングコストも低いことから業界を問わず多くの企業で採用されています。しかし、事務作業のIT化が加速する昨今、紙のタイムカードには不自由な点が目立つようになってきました。
では、どのようなデメリットがあるのか確認していきましょう。

作業効率が悪い
紙のタイムカードの最も大きなデメリットは、作業効率の悪さです。タイムカードに打刻された勤務時間は、その後に集計して帳簿に書き写さなければなりません。タイムカードの労働時間を記録する機能は便利ですが、労働時間や給与の自動計算にまでは対応していません。飲食店ではアルバイトが多い傾向にあり、従業員の労働時間にばらつきがあります。そのため集計作業に時間がかかり、その分業務が煩雑になってしまいます。

リアルタイムで確認ができない
紙のタイムカードはアナログ記録なので、その場にいなければ従業員の労働時間をリアルタイムで確認することができません。タイムカードの集計は一定周期でまとめて集計することも多く、その間に起こった勤怠のトラブルや不正打刻に気づきにくいという側面を持っています。そのような事態を防ぐために集計の頻度を増やす策も考えられますが、その場合余計な労働力と時間が必要となってしまいます。

3年の保管期間がある
労務関係の書類は、3年間の保存が労働基準法第百九条によって義務付けられています。もちろんタイムカードも対象になるので、3年間の保管が必要となります。ただし、現在労働基準法で定められている期間は3年間ですが、令和2年3月に労働基準法の一部を改正する法律が公布され、その内容に
第百四十三条 第百九条の規定の適用については、当分の間、同条中「五年間」とあるのは、「三年間」とする
とあるため、現在は3年間の保管で問題ありませんが、今後5年間の保管が必要になってきます。

仮に従業員が20名いたとしたら、両面使用できるタイムカードを使用していたとしても3年間で360枚、5年間で600枚を保管しなくてはいけません。保管されていない場合には、法律に従って罰金が請求されるため、盗難や紛失、汚損などが防げる適切な保管場所が必要になりますし、取り出す手間や1年ごとに保管物を入れ替える労力もかかってしまいます。

勤怠管理システムの導入で業務を効率化しよう